Những “người quản lý” thực sự làm gì?

nhung nguoi quan ly thuc su lam gi

Những “người quản lý” thực sự làm gì? 

Khi các sinh viên tốt nghiệp và bắt đầu tham gia vào thị trường việc làm, lựa chọn thông thường là tìm kiếm một vị trí khởi điểm cho người mới. Công việc đó có thể là thực tập không lương, trợ lý, thư ký, vị trí cộng tác viên. Từ xưa đến nay, chúng ta thường bắt đầu với một công việc đơn giản và tiến lên dần dần. Những chuyên gia trẻ tuổi bắt đầu với kế hoạch để trở thành một cộng sự hay đối tác cao cấp, hoặc thậm chí là quản lý của một công ty. Tuy nhiên, sự thăng tiến như thế này có thể hơi ít và xa vời, mặc cho rất nhiều chuyên gia trẻ tuổi lạ lẫm với kinh nghiệm quản lý. 

Một bước quan trọng là hiểu được vai trò và trách nhiệm của một người ở vị trí quản lý. Những người quản lý là thành viên trong tổ chức họ chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các thành viên khác trong tổ chức. Những người quản lý có thẩm quyền chính thức để sử dụng các nguồn lực và đưa ra quyết định. Quản lý ở những cấp bậc khác nhau tham gia  với khối lượng thời gian khác nhau trong 4 chức năng quản lý là lên kế hoạch, tổ chức, dẫn dắt và kiểm soát. 

Tuy nhiên, như nhiều chuyên gia đã biết, phong cách quản lý là rất khác nhau, phụ thuộc vào nơi bạn làm việc. Một vài phong cách quản lý rất tôn trọng tôn ti thứ bậc. Một vài phong cách khác lại có thể thoải mái và gần gũi, ở những công ty mà người quản lý hành động giống một thành viên trong team hơn là một ông sếp nghiêm khắc.

Nhiều nhà nghiên cứu đã tạo ra một cách tiếp cận khoa học hơn trong việc nghiên cứu những cách tiếp cận việc quản lý khác nhau này. Vào những năm 60, nhà nghiên cứu Henry Mintzberg đã tạo ra một mô hình tổ chức mang tầm ảnh hưởng, được chia làm 3 loại. Những loại này đại diện cho 3 cách tiếp cận chức năng chính là: liên kết các cá nhân, thông tin và ra quyết định

Loại 1: Vai trò liên kết các cá nhân.

Vai trò này yêu cầu những người quản lý trực tiếp giám sát nhân viên và tổ chức.

*Người đại diện* (figurehead) thường là một quản lý cấp trung. Quản lý này có thể truyền đạt các mục tiêu tương lai của tổ chức hoặc hướng dẫn đạo đức cho các nhân viên tại các cuộc họp của công ty. Họ cũng tham gia lễ cắt băng khánh thành, tiếp khách, thuyết trình và những hoạt động khác liên quan tới vai trò của người đứng đầu.

*Một người lãnh đạo* (leader) hành động như là một tấm gương cho nhân viên noi theo, đưa ra các mệnh lệnh và chỉ dẫn cho cấp dưới, ra quyết định và huy động sự ủng hộ của nhân viên. Họ cũng chịu trách nhiệm cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên. Những người quản lý phải là lãnh đạo ở tất cả các cấp bậc trong tổ chức; thông thường thì quản lý cấp thấp hơn sẽ nhìn vào quản lý cấp cao hơn như là tấm gương cho kỹ năng lãnh đạo.

Trong vai trò *kết nối*(liaison), một người quản lý phải phối hợp công việc của những người khác với những đơn vị công việc khác nhau, tạo lập sự liên kết giữa mọi người và làm việc để chia sẻ nguồn lực. Vai trò này đặc biệt quan trọng với quản lý cấp trung, những người phải thường xuyên cạnh tranh về các nguồn lực tài nguyên quan trọng với các quản lý khác, nhưng phải duy trì mối quan hệ làm việc tốt đẹp với họ trong một thời gian dài. 

Loại 2: Vai trò thông tin.

Vai trò thông tin là việc những người quản lý nắm và truyền thông tin. Những vai trò này thay đổi lớn khi mà công nghệ thay đổi.

*Người giám sát* (monitor) đánh giá hiệu quả công việc của những người khác và đưa ra hành động đúng đắn để cải thiện hiệu quả. Những người giám sát cũng quan sát sự thay đổi trong môi trường làm việc và trong công ty những cái có thể ảnh hưởng tới hiệu suất của cá nhân và tổ chức. Việc giám sát xảy ra ở tất cả cấp bậc của việc quản lý.

Vai trò của một người *phân phối* (disseminator) yêu cầu những người quản lý nói cho những người nhân viên về sự thay đổi, thứ ảnh hưởng tới họ và tổ chức.

Họ cũng *truyền đạt* (spokesperson) mục đích và tầm nhìn của công ty

Loại 3: Vai trò ra quyết định.

Vai trò ra quyết định đòi hỏi người quản lý lên kế hoạch chiến lược và sử dụng nguồn lực. Có 4 vai trò cụ thể trong việc ra quyết định.

Vai trò *“chủ doanh nghiệp”* (entrepreneur) yêu cầu người quản lý phân chia nguồn lực để phát triển sản phẩm và dịch vụ đổi mới, hoặc mở rộng kinh doanh.

*Người giải quyết rắc rối* (disturbance handler) sẽ sửa chữa những vấn đề bất ngờ mà công ty phải đối mặt từ cả môi trường bên trong và bên ngoài.

Vai trò quyết định thứ 3 là *người phân bổ nguồn lực* (resource allocator), bao gồm việc quyết định đơn vị công việc nào sẽ có nguồn lực nào. Những quản lý cấp cao thì đưa ra các quyết định về toàn bộ ngân sách lớn, trong khi các quản lý cấp trung có thể đưa ra quyết định phân bổ chi tiết.

Cuối cùng, *người đàm phán* (negotiator) làm việc với những người khác, như là nhà cung cấp, nhà phân phối, hoặc công đoàn, để đạt được thoả thuận về sản phẩm và dịch vụ. 

Mặc dù nghiên cứu ban đầu của Mintzberg vào những năm 1990 đã giúp phân loại các cách tiếp cận quản lý, Mintzberg vẫn băn khoăn về nghiên cứu bao gồm những vai trò khác ở nơi làm việc. Mintzberg đã xem xét mở rộng nghiên cứu của ông với những vai trò khác như là vai trò người phân phối, đại diện, kết nối và phát ngôn. Mỗi vai trò đều có những đặc điểm cụ thể và một hệ thống danh mục được tạo ra cho mỗi vai trò này để hiểu chúng một cách đúng đắn hơn. 

Trong khi nghiên cứu ban đầu của Mintzberg rất hữu ích trong các cuộc đàm luận, lại có một số chỉ trích về phương pháp của ông từ các nhà nghiên cứu khác. Một số chỉ trích cho rằng mặc dù có danh mục đa dạng nhưng vai trò của quản lý vẫn rất phức tạp. Vẫn có vài vai trò của quản lý không theo truyền thống và không được đề cập trong 3 loại chính của Mintzberg. Thêm vào đó, thỉnh thoảng nghiên cứu của Mintzberg không hiệu quả. Nghiên cứu này khi đưa vào trong tình huống thực tế, không phải lúc nào cũng giúp cải thiện quy trình quản lý.

2 chỉ trích chống lại phương pháp nghiên cứu của Mintzberg này dấy lên một số câu hỏi về việc có hay không nghiên cứu hữu ích trong việc chỉ ra cho chúng ta hiểu người quản lý là như thế nào trong thế giới ngày nay. Tuy nhiên, mặc dù chỉ trích chống lại kết quả nghiên cứu của Mintzberg là đúng, nó cũng không có nghĩa là nghiên cứu nguyên bản từ những năm 1960 là hoàn toàn vô dụng. Những nhà nghiên cứu đó không nói rằng nghiên cứu của Mintzberg là vô căn cứ. Nghiên cứu của ông có 2 chức năng tin cậy cho các nghiên cứu trong tương lai. 

Chức năng đầu tiên là Mintzberg cung cấp một cách tiếp cận thiết thực để phân tích sự quản lý. Và ông ấy sử dụng cách tiếp cận này để cung cấp một khái niệm rõ ràng về vai trò của quản lý. Khi nghiên cứu hành vi của con người, việc làm ngắn gọn chủ đề nghiên cứu là rất quan trọng. Nghiên cứu của Mintzberg đã giúp những nhà nghiên cứu khác định nghĩa rõ ràng “người quản lý” là gì, bởi vì trong tình huống thực tế, “người quản lý” không phải lúc nào cũng có chức danh công việc giống nhau. Định nghĩa của Mintzberg đã bổ sung một cách rõ ràng và chính xác cho những nghiên cứu tiếp theo về chủ đề này. 

Chức năng thứ hai là nghiên cứu của Mintzberg có thể được quan tâm như là sự khởi đầu tốt đẹp để đón nhận một sự thật ngầm hiểu mới cho những nhà nghiên cứu tiếp theo trong lĩnh vực này trong tương lai. Nghiên cứu khoa học luôn là một quá trình dần dần từng bước một. Chỉ vì nghiên cứu ban đầu của Mintzberg có những thiếu sót, sai lầm hiển nhiên, không có nghĩa là nó không hữu ích cho các nhà nghiên cứu khác.

Những nhà nghiên cứu, những người thích nghiên cứu về môi trường làm việc theo cách có hệ thống có nghiên cứu cũ hơn để nhìn lại. Một người nghiên cứu không phải bắt đầu từ con số 0 mà những nghiên cứu cũ hơn nhe của Mintzberg đã chỉ ra phương pháp làm việc nào thì hiệu quả và phương pháp nào thì không phù hợp với nơi làm việc. Như nhiều chuyên gia trẻ tuổi tham gia vào thị trường việc làm, nghiên cứu này sẽ tiếp tục nghiên cứu và thay đổi cách chúng ta nghĩ về môi trường làm việc hiện đại. 

Susan dịch

Xem thêm: 7 lý do nhân viên rời bỏ công ty

NHỚ LÀ

SUBCRIBE KÊNH YOUTUBE

LIKE FANPAGE

ĐỂ CẬP NHẬT NHỮNG THÔNG TIN HỮU ÍCH NHÉ

About Susan Tran

“Tôi có một giấc mơ, giấc mơ không quá lớn, đủ vừa bàn tay tôi. Tôi giữ giấc mơ theo mình đi khắp nơi. Mường tượng giấc mơ như quả trứng, ngày nào đó sẽ nở ra những điều xinh đẹp. Và tôi sẽ hạnh phúc…”

View all posts by Susan Tran →

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *