LÀM THẾ NÀO ĐỂ BÁO CÁO TỐT? (PHƯƠNG PHÁP BÁO CÁO HORENSO)

bao-cao-horenso

Làm thế nào để thực hiện báo cáo hiệu quả và không bị coi là “chỉ truyền đạt thông tin” hoặc là “chỉ mách lẻo thôi”?

Để thực hiện kỹ năng báo cáo hiệu quả, người Nhật sử dụng phương pháp báo cáo HORENSO. Horenso gồm: Hokoku (Báo cáo – Cho sếp), Renraku (Liên lạc – Với người liên quan) và Sodan (Hỏi ý kiến bàn bạc với người liên quan)

1.Hokoku (báo cáo) – Yếu tố 1 trong Phương pháp báo cáo HORENSO

• Thông báo dựa trên kết quả thu được (Vì cấp trên của bạn rất nhiều việc nên cần báo cáo ngắn gọn, xúc tích)

• Không được bỏ qua các báo cáo giữa kì (thời điểm phù hợp với người Nhật là lúc hoàn thành 50% khối lượng công việc)

Một là, để báo cáo tốt, đầu tiên, bạn cần chủ động báo cáo. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?  Vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào nên sếp của bạn sẽ rất lo lắng về khả năng hoàn thành công việc của bạn. Chủ động báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc, báo cáo khi kết thúc công việc được giao, báo cáo khi có tiến triển mới trong công việc hoặc vấn đề gặp phải.

Hai là, khi báo cáo, để nội dung được ngắn gọn, dễ hiểu, nhất định bạn phải nói “Kết luận đầu tiên”. Có khi nào bạn lên báo cáo sếp mà sếp lại cắt ngang lời bạn và nói “Thế tóm lại là cô (cậu) định nói gì?” Bạn báo cáo mà cứ như kể chuyện tiểu thuyết, đến đoạn cuối bạn mới nói kết cục thì sếp sẽ cắt ngang lời bạn sớm thôi! Tâm lý ai cũng muốn giải trình, giải thích nhưng bạn nên nhớ, điều sếp muốn nghe đầu tiên là KẾT LUẬN!

Ba là, bạn muốn báo cáo đầy đủ thì bạn phải nhớ quy tắc 5W1H (What, Where, When, Which, Why, How). Ví dụ, bạn báo cáo máy hỏng mà bạn chỉ nói là máy gì, ở đâu, hỏng khi nào, tại sao hỏng nhưng sếp hỏi là thế ai làm hỏng thì bạn lại nói: “ơ, dạ, để em xác nhận lại” vậy là bạn đã chưa báo cáo đầy đủ rồi nhé! Đặc biệt đối với người Nhật, bạn phải báo cáo cả những vấn đề cho dù là nhỏ nhất. Có thể bạn nghĩ: “ôi dào, chuyện nhỏ thì cần gì báo cáo! Sếp chỉ quan tâm đến các vấn đề lớn thôi!” nhưng đôi khi, các vấn đề nhỏ lại gây nên hậu quả lớn mà chỉ có cái tầm của sếp mới phát hiện ra. Vì vậy, kinh nghiệm của mình là càng việc nhỏ càng phải báo cáo! Coi đó như là một cuộc giao tiếp, vừa có thể gần gũi sếp vừa giải quyết vấn đề của mình!

Bốn là, nhất định bạn phải báo cáo chính xác. Rất nhiều trường hợp, bạn nghe nhân viên của mình nói là cái máy A hỏng nhưng bạn không đi xác nhận lại mà lại lên báo cáo với sếp luôn, sau khi xác nhận thì không phải cái máy A mà là cái máy B. Để báo cáo chính xác, người Nhật sẽ dùng nguyên tắc Genchi Genbutsu Genjitsu hay còn gọi là nguyên tắc 3 GEN  (3 HIỆN – Hiện trường, hiện thực, hiện vật) Khi bạn nhận được báo cáo từ nhân viên, bạn phải trực tiếp xuống hiện trường xác nhận, xem hiện vật và hiện thực có đúng như vậy không rồi mới báo cáo cấp trên. Bạn không phải là “người đưa tin” đâu, nếu chỉ là “người đưa tin” thì vai trò của bạn đã bị mất đi trong lòng sếp rồi đấy. Đừng bị bệnh “em tưởng” nữa nhé!

Năm là, khi báo cáo, bạn phải chuẩn bị hết các phương án đề xuất. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn là quản lý. Bạn không phải là người truyền tin cho sếp, chỉ là báo cáo sự việc xảy ra rồi tùy sếp, sếp quyết thế nào thì quyết. Vậy là bạn không có vai trò là trợ thủ đắc lực nữa rồi! Bạn phải chủ động đưa ra, đề xuất các phương án giải quyết. Còn sếp chỉ là người LỰA CHỌN phương án, hoặc TƯ VẤN thêm thôi.

Sáu là, bạn phải “Dũng cảm báo cáo”. Khi bạn hoặc phòng ban bạn quản lý gây ra hậu quả nghiêm trọng, bạn đừng nghĩ là “Ôi trời, báo cáo thế này cho sếp thì sếp mắng chết!” hay “Báo cáo việc này ra các phòng ban khác xem thường phòng mình” “ Thôi cứ giấu đi, được thời gian nào hay thời gian đó!” Việc bạn giấu thông tin mắc lỗi mà không báo cáo thì bạn hoàn toàn phải chịu trách nhiệm khi bị phát hiện ra. Liệu bạn có chịu trách nhiệm được thay sếp khi vấn đề nghiêm trọng xảy ra? Do đó, bạn hay nhân viên của bạn mà mắc lỗi thì phải nhanh chóng báo cáo.

14 trang website tự học miễn phí giúp bạn phát triển bản thân vượt trội

2. Renraku (Liên lạc) – Yếu tố 2 trong Phương pháp báo cáo HORENSO

• Cùng chia sẻ thông tin (đừng quên rằng bạn đang làm việc trong một tập thể)

• Không thêm thắt hoặc thay đổi thông tin (chẳng hạn, không được thêm ý kiến chủ quan của bản thân khi chia sẻ thông tin)

Một là, chúng ta phải liên lạc đúng thời điểm. Sự việc xảy ra rất lâu mà bạn mới báo cáo hoặc sếp đang bận chuẩn bị một cuộc họp vô cùng quan trọng với khách hàng mà bạn lại báo cáo một việc không liên quan đến nhu cầu của sếp lúc ấy, thì khi bạn lên báo cáo, chắc hắn sếp sẽ nói: “Có cần thiết bây giờ không? Tôi đang bận lắm!” Khi nào báo cáo sự cố, báo cáo tiến độ, báo cáo định kỳ, báo cáo kết quả? Cần chọn đúng thời điểm báo cáo để giải quyết công việc của mình cũng như của sếp và mọi người xung quanh. Trong trường hợp, bạn cần trao đổi và báo cáo gấp với sếp hoặc đồng nghiệp thì XIN LỖI là cách nhanh nhất để liên lạc với họ. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này….”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện (deadline) yêu cầu của công việc (đặc biệt là khách hàng và đối tác), nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.

Hai là, liên lạc đúng kênh. Những vấn đề đơn giản hay cần gấp thì liên lạc qua Miệng, điện thoại để sếp nắm tình hình trước. Với các trường hợp không gấp thì liên lạc thông qua email, văn bản giấy, bảng tin, cuộc họp ngày, cuộc họp tuần, cuộc họp tháng để tất cả các bên liên quan nắm được thông tin.

Ba là, không có vấn đề gì cũng cần chia sẻ thông tin cho người khác. Đôi khi ta nghĩ không có vấn đề gì nhưng thực sự là có vấn đề tiềm ẩn mà chỉ người có kinh nghiệm mới biết được. Ngoài ra, định kì liên lạc nhanh chóng và ngắn gọn sẽ giúp quản lí yên tâm về công việc, nắm được tiến độ, từ đó đưa ra quyết định chính xác và đồng thời giúp những người liên quan nắm bắt được tình hình của nhau, qua đó sẽ làm việc ăn ý và giúp đỡ được nhau.

3. Sodan (Bàn bạc thảo luận) – Yếu tố 3 trong Phương pháp báo cáo HORENSO

• Nếu chưa hiểu rõ dù chỉ một tí, cũng nên bàn luận trao đổi (vì có những lỗi nghiêm trọng chưa xuất phát từ sự việc quen thuộc thông thường)

• Sau khi thống nhất, kết quả cuối cùng phải được truyền đạt đến những người liên quan (hãy thông báo kết quả kèm theo lời cảm ơn đến những người đã cùng thảo luận với bạn)

Một là, để bàn bạc và thảo luận hiệu quả cần ghi nhận những ý kiến, khuyến khích đưa ra ý kiến. Trước khi bước vào mục đánh giá ý kiến thì mọi thành viên đều cần tuân thủ nguyên tắc Không Phán Xét.

Hai là, hiểu rõ mục tiêu của buổi thảo luận: tập trung tìm ra giải pháp. Nhiều cuộc họp nhóm diễn ra 4-5 tiếng đồng hồ nhưng khi ra khỏi phòng họp không có kết quả để giải quyết được vấn đề, vừa lãng phí thời gian vừa không hiệu quả

Ba là, đảm bảo các bên liên quan nắm được đầy đủ, rõ ràng, chi tiết về vấn đề thảo luận trước khi vào buổi thảo luận. Hãy “liên lạc” trước cho họ và yêu cầu họ nắm tình hình.

#chuyencuasu #ixomxom

ĐỪNG QUÊN

SUBCRIBE KÊNH YOUTUBE

LIKE FANPAGE

ĐỂ CẬP NHẬT NHỮNG THÔNG TIN HỮU ÍCH NHÉ

Đặt mua sách Đời vật vã, đừng vạ vật tại đây: Mua sách

About Susan Tran

“Tôi có một giấc mơ, giấc mơ không quá lớn, đủ vừa bàn tay tôi. Tôi giữ giấc mơ theo mình đi khắp nơi. Mường tượng giấc mơ như quả trứng, ngày nào đó sẽ nở ra những điều xinh đẹp. Và tôi sẽ hạnh phúc…”

View all posts by Susan Tran →

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *